Главная | Как лагерю законно работать с персональными данными и не нарваться на штрафы?

9 февраля

17 минут

Управление заявками
и бронированиями в CampBox

Следите за всеми свежими новостями в индустрии детского лагеря в нашем телеграм канале

Управление заявками и бронированиями
в CampBox

Откройте новые возможности автоматизации и контроля онлайн-заявок

Руководители, специалисты и владельцы детских оздоровительных лагерей

Автор статьи

В последние годы тема персональных данных перестала быть формальностью. Проверки стали реальнее, требования — жёстче, а ответственность за нарушения — ощутимой даже для небольших организаций. Детские лагеря здесь находятся в зоне повышенного внимания, потому что работают с данными детей.

При этом большинство лагерей не ощущают себя «нарушителями». Проблемы возникают не из злого умысла, а из-за отсутствия удобных инструментов: когда система одна, команда маленькая, и всем проще дать доступ ко всему.

Именно в этом месте важно разобраться, где проходит граница между удобством и нарушением закона, и как выстроить работу так, чтобы команда могла спокойно пользоваться системой, а лагерь — не рисковать штрафами.

Большинство лагерей — это не большие корпорации с отделами безопасности и юристами в штате. Обычно это небольшая команда: директор, администратор, несколько сотрудников, иногда продажник или маркетолог. Все помогают друг другу, заходят в одну систему и делают всё подряд. И именно здесь появляется главный риск.

В системе лагеря хранятся персональные данные детей и родителей, включая медицинские справки. По закону доступ к таким данным должен быть строго ограничен. Но на практике часто получается так, что доступ есть у всех, кто работает в программе. Не потому что лагерь нарушает правила намеренно, а потому что по‑другому работать просто неудобно.

Это создаёт две проблемы одновременно:

• риск штрафов и претензий при проверках из‑за неконтролируемого доступа к персональным данным;
• отсутствие понятной структуры работы команды, когда каждый видит всё и отвечает за всё.

Ролевая модель в CampBox решает обе задачи: помогает лагерю работать с персональными данными законно и одновременно выстраивает удобную структуру работы команды — сейчас и на вырост.

Разграничение доступов — это простой принцип: сотрудник видит в системе только то, что необходимо ему для выполнения своей работы.

Если человек отвечает за продажи — он работает с продажами. Если занимается подготовкой смен — он не имеет доступа к данным детей.

Такой подход позволяет лагерю:

• законно работать с персональными данными детей;
• снизить риски штрафов и проблем при проверках;
• избежать ошибок из‑за человеческого фактора;
• выстроить понятную и прозрачную работу команды.

Одна из ключевых задач ролевой модели CampBox — ограничение доступа к персональным данным детей.

Чем больше сотрудников работает в системе, тем выше риск того, что чувствительная информация окажется доступной тем, кому она не нужна для выполнения рабочих задач. Разграничение ролей позволяет выстроить принцип «доступ только по необходимости».

Это особенно важно при подключении линейного персонала и сезонных сотрудников, а также при подготовке лагеря к проверкам и работе в рамках требований законодательства о персональных данных.

В CampBox реализована первая версия системы ролей и доступов. Она создана с учётом реальных сценариев работы небольших и развивающихся лагерей, а не абстрактных корпоративных структур.

Эта система решает две ключевые задачи:

1. Защита от штрафов и рисков, связанных с персональными и медицинскими данными детей — доступ к ним получают только те сотрудники, которым он действительно необходим.
2. Удобная работа команды лагеря — каждый сотрудник занимается своими задачами и не мешает другим.

Текущая версия ролевой модели — это осознанный этап развития продукта. Мы собираем обратную связь от лагерей и постепенно движемся к гибкой системе ролей, которую можно будет настраивать под конкретные процессы и масштаб работы.

Автор статьи

В реальности лагеря редко живут в модели «продаём только через один канал». Всегда есть агрегаторы, сайт, звонки, заявки напрямую. И самая частая боль, с которой к нам приходят, — не падение продаж, а усталость от постоянного ручного контроля: проверить, перепроверить, закрыть продажи, предупредить коллег. Интеграция с incamp ценна именно тем, что убирает эту рутину и позволяет лагерю спокойно продавать путёвки из разных каналов, не держа в голове остатки и не боясь ошибиться.

Сейчас в CampBox реализованы те роли, которые действительно нужны лагерям уже сегодня. Мы отталкивались от реальных процессов небольших и развивающихся команд: кто управляет, кто готовит продукт к продаже и кто продаёт.

Такой набор ролей позволяет:

• ограничить доступ к персональным данным детей для тех сотрудников, которым он не нужен;
• выстроить понятную структуру работы команды;
• быть готовыми к росту и появлению новых сотрудников без переделки всей системы.

Ниже — описание ролей, которые уже доступны в CampBox и закрывают базовые задачи лагеря.

Роль администратора управляющей компании предназначена для тех, кто управляет сразу несколькими лагерями или площадками.

Сотрудник с этой ролью заходит в систему под одним логином и паролем и получает доступ к лагерям, закреплённым за ним. В рамках своей роли администратор:

• контролирует корректность оформления смен и программ;
• следит за ценообразованием и условиями продаж;
• отслеживает ход продаж по всем лагерям;
• назначает роли сотрудникам лагерей;
• закрывает доступ у уволенных или временно неработающих сотрудников.

Такая роль позволяет управляющей компании видеть полную картину по всем лагерям в одном интерфейсе и оперативно вмешиваться в процессы, не запрашивая доступы у каждого лагеря отдельно.

Роль администратора управляющей компании

Роль маркетолога лагеря предназначена для сотрудников, которые готовят продукт к продаже и работают с лояльной аудиторией родителей.

Основная задача маркетолога — сформировать предмет продажи и обеспечить прогрев потенциальных покупателей. В рамках своей роли сотрудник:

• создаёт смены со всеми необходимыми параметрами;
• оформляет программы, входящие в смену;
• задаёт цены и способы оплаты, включая рассрочку;
• формирует промокоды для программ лояльности;
• запускает рассылки по базе родителей;
• обновляет информацию об условиях пребывания и услугах лагеря.

Маркетологу доступны следующие разделы системы:

• смены;
• родители;
• ответы на частые вопросы;
• новости;
• промокоды;
• рассылки;
• сводная информация.

При этом маркетолог не имеет доступа к настройкам лагеря и отчётам, а также не видит условия взаимодействия лагеря с CampBox. Это позволяет сосредоточить роль исключительно на маркетинговых задачах и исключить доступ к чувствительной информации.

Роль маркетолога лагеря

Менеджер по продажам — это роль для сотрудников, которые непосредственно продают путёвки и сопровождают сделки.

В рамках своей роли менеджер:

• отслеживает продажи, совершённые через модуль бронирования;
• заносит в систему офлайн-продажи;
• контролирует своевременность оплат;
• работает с дебиторской задолженностью;
• использует и создаёт промокоды для продаж.

Менеджеру по продажам доступны разделы системы:

• продажи;
• родители;
• рассылки;
• промокоды;
• сводная информация.

Как и в случае с маркетологом, менеджер по продажам не имеет доступа к настройкам лагеря и отчётам, что позволяет разграничить зоны ответственности и снизить риски.

Роль менеджера по продажам

Даже если сегодня команда лагеря небольшая, со временем появляются новые сотрудники, вожатые, менеджеры по продажам. Без системы доступов это быстро превращается в хаос.

Ролевая модель CampBox позволяет масштабироваться постепенно и безопасно. Новые роли и сценарии работы добавляются по мере роста лагеря, без необходимости перестраивать всю систему заново.

В ближайших этапах развития предусмотрены следующие возможности.

• Роль «Вожатый». Отдельная роль для вожатых позволит подключать их к системе без риска доступа к персональным данным и финансовой информации. Вожатый будет работать только в рамках своей смены и отряда.
• Мобильное приложение для менеджера по продажам. Оно позволит работать с продажами и оплатами с телефона. Это особенно удобно в сезон, когда сотрудники постоянно находятся в движении и не работают за компьютером.
• Личный кабинет вожатого. Позволит вынести часть рабочих процессов и коммуникаций в отдельное пространство и снизить нагрузку на администрацию лагеря.

У каждого лагеря — свои процессы, команда и формат работы. Поэтому в CampBox мы не навязываем жёсткую схему ролей, а развиваем систему доступов постепенно, опираясь на реальные задачи лагерей.

Ролевая модель будет полезна:

• одиночным лагерям, которые хотят навести порядок в доступах;
• сетям лагерей и управляющим компаниям;
• лагерям с разделением функций маркетинга и продаж;
• лагерям с большим количеством вожатых и сезонного персонала;
• лагерям, готовящимся к активному сезону продаж.

CampBox помогает лагерю навести порядок в доступах сегодня и создать устойчивую основу для роста в будущем.

Автор статьи

Попробуйте нашу платформу бесплатно

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами для запуска пробной версии

Каждую неделю мы делимся статьями и гайдами от экспертов по управлению лагерем. Практика, идеи и инструменты, которые помогают развивать ваш лагерь и делать работу проще

Если хотите получать от нас больше полезных материалов и быть в курсе всех новостей, подписывайтесь на рассылку

CampBox — система для управления летним детским лагерем

Навигация

Юридический адрес: 424033, Республика Марий Эл, г Йошкар-Ола, Воскресенский пр-кт, д. 9б, помещ. 3