Как пользоваться новым документооборотом в CampBox

Как выглядит процесс работыРабота с новым документооборотом состоит из нескольких последовательных этапов:

1. Лагерь настраивает документооборот: включает функцию, загружает шаблоны документов и определяет перечень документов, обязательных для получения путевки.
2. Родитель оформляет путёвку и получает список необходимых документов в личном кабинете.
3. Родитель загружает документы и подписывает документы с ПЭП, если это предусмотрено настройками.
4. Сотрудник лагеря проверяет каждый документ, принимает его или возвращает на доработку с комментарием.
5. При необходимости родитель исправляет документы и повторно отправляет их на проверку.
6. После выполнения всех обязательных условий система автоматически делает путёвку доступной для скачивания.

Важно. Весь процесс построен вокруг отдельных документов, а не одной общей папки. Каждый документ имеет собственный статус проверки, собственную историю изменений и, при необходимости, собственный комментарий сотрудника лагеря. Благодаря этому и лагерь, и родители всегда понимают, какие документы уже приняты, какие находятся на проверке и какие ещё требуют доработки.

Перед тем как родители смогут загружать документы и подписывать их в личном кабинете, необходимо выполнить первоначальную настройку документооборота. Именно на этом этапе определяется, какие документы являются обязательными для получения путёвки.

Все настройки выполняются один раз. После этого они автоматически применяются ко всем новым продажам лагеря. При необходимости список документов и шаблоны можно изменить в любой момент.

В этом разделе мы рассмотрим каждый этап настройки:

• включение нового документооборота;
• настройку списка документов;
• загрузку шаблонов;
• настройку обязательных документов;
• подписание шаблонов со стороны лагеря.

После завершения настройки родители увидят новый раздел с документами в личном кабинете и смогут начать обмен документами с лагерем.

После подключения функции в настройках лагеря появляется новая вкладка «Документооборот».

После включения нового документооборота откроется список документов, с которыми лагерь будет работать при оформлении путёвок.

Именно этот список определяет, какие документы увидит родитель в личном кабинете после покупки путёвки, какие документы потребуется загрузить самостоятельно, а какие будут сформированы автоматически на основе шаблонов.

Для каждого документа можно выполнить индивидуальную настройку. В зависимости от типа документа система будет использовать разные сценарии работы: одни документы родитель загружает самостоятельно, другие формируются автоматически и требуют подписания, а некоторые используются только после выполнения определённых условий.

Каждая строка в списке отвечает за отдельный документ. Настройки одного документа не влияют на остальные, поэтому лагерь может гибко настроить процесс оформления путёвки под свои требования.

В зависимости от выбранного типа документа доступны различные параметры:

• загрузка шаблона документа;
• выбор способа получения документа;
• включение подписания с помощью ПЭП;
• отметка документа как обязательного для получения путёвки.

Все изменения сохраняются сразу после настройки и будут использоваться при оформлении новых продаж. Если позже потребуется изменить шаблон документа или пересмотреть список обязательных документов, это можно сделать в любое время в этом же разделе.

Обратите внимание. Изменение настроек документооборота влияет только на дальнейшую работу системы. Если лагерь уже начал оформление продаж, рекомендуется заранее проверить корректность списка документов и загруженных шаблонов, чтобы родителям сразу отображался актуальный перечень необходимых документов.

Загружаемые документы — это документы, которые родитель самостоятельно подготавливает и загружает в личный кабинет. CampBox не формирует их автоматически и не предоставляет шаблон для заполнения.

К таким документам могут относиться, например:

• медицинские справки;
• согласия;
• копии документов;
• страховые полисы;
• другие документы, которые должны быть подготовлены родителем заранее.

Для таких документов лагерь указывает только их название и при необходимости отмечает, является ли документ обязательным для получения путёвки.

После оформления путёвки документ появится в личном кабинете родителя со статусом ожидания загрузки. Родитель сможет прикрепить необходимый файл, после чего документ автоматически отправится на проверку сотрудникам лагеря.

После проверки сотрудник лагеря может:

• принять документ;
• отклонить документ и указать причину возврата.

Если документ будет отклонён, родитель увидит комментарий сотрудника, сможет заменить файл и повторно отправить документ на проверку. История проверки каждого документа сохраняется в системе.

Важно. Если документ отмечен как обязательный, он должен быть принят сотрудником лагеря до того, как родитель сможет получить путёвку.

Документы по шаблону — это документы, которые CampBox формирует автоматически на основании шаблона, загруженного лагерем.

Такой вариант используется для документов, текст которых одинаков для всех родителей, а персональные данные подставляются системой автоматически.

При создании такого документа необходимо:

1. выбрать тип документа;
2. загрузить шаблон;
3. при необходимости включить подписание с помощью ПЭП;
4. указать, является ли документ обязательным.

После оформления путёвки система автоматически сформирует документ и отобразит его в личном кабинете родителя. Если для документа включено подписание с помощью простой электронной подписи, родитель сможет подписать его непосредственно в системе без скачивания и загрузки подписанного файла.

После подписания документ автоматически меняет свой статус, а сотрудники лагеря могут увидеть информацию о том, что документ подписан. При необходимости администратор может сбросить подпись, чтобы родитель подписал документ повторно.

Для каждого документа лагерь может определить, является ли он обязательным. Это позволяет контролировать, какие документы родитель должен предоставить в обязательном порядке, а какие могут быть загружены при необходимости.

Чтобы сделать документ обязательным, включите соответствующий параметр в его настройках.

После этого система будет учитывать данный документ при проверке готовности оформления путёвки. Пока обязательный документ не будет предоставлен и принят сотрудником лагеря (или подписан, если используется ПЭП), родитель не сможет получить путёвку.

Обязательными можно сделать как документы, которые родитель загружает самостоятельно, так и документы, формируемые по шаблону.

Например, лагерь может сделать обязательными:

• договор на оказание услуг;
• согласие на обработку персональных данных;
• медицинскую справку;
• справку об отсутствии контактов;
• другие документы, необходимые для заезда.

При этом необязательные документы также будут отображаться родителю в личном кабинете, однако их отсутствие не помешает получить путёвку.

Для документов, которые формируются автоматически, необходимо заранее загрузить шаблон. На основании этого шаблона CampBox создаёт персонализированные документы для каждого родителя, автоматически подставляя необходимые данные.

Чтобы загрузить шаблон:

1. Откройте нужный документ в настройках документооборота.
2. Выберите файл шаблона.
3. Сохраните изменения.

После загрузки шаблон будет использоваться при формировании всех новых документов данного типа.
Если потребуется изменить текст документа, достаточно загрузить новую версию шаблона. После этого система начнёт использовать обновлённый файл для новых продаж.

После того как родитель загрузит документы или подпишет необходимые шаблоны, они становятся доступны сотрудникам лагеря для проверки.

Все документы проверяются непосредственно в CampBox. Администратору не нужно искать файлы в электронной почте, мессенджерах или других сервисах, вся информация хранится в карточке продажи и доступна в одном месте.

Во время проверки сотрудник может:

• просматривать загруженные документы;
• принимать документы;
• отклонять документы;
• оставлять комментарии для родителя;
• повторно проверять документы после их замены;
• при необходимости сбрасывать электронную подпись документа.

Для удобства работы CampBox автоматически отслеживает новые документы и помогает быстро находить продажи, которые требуют проверки. Благодаря этому сотрудникам не нужно вручную контролировать появление новых файлов.

Когда родитель загружает новый документ или повторно отправляет исправленную версию, CampBox автоматически помечает такую продажу как требующую проверки.

Для этого в системе предусмотрен фильтр «Требуется проверка документов».

После применения фильтра отображаются только те продажи, в которых появились новые документы или документы, ожидающие решения сотрудника.

Это позволяет значительно сократить время на обработку документов и исключить ситуации, когда новые файлы остаются незамеченными. После проверки документов продажа автоматически исчезает из списка ожидающих проверки.

Чтобы проверить документы, откройте карточку продажи и перейдите в раздел «Документы».

В этом разделе отображается полный список документов, относящихся к данной продаже. Для каждого документа можно увидеть его текущий статус, дату загрузки и доступные действия.

Если документ ожидает проверки, сотрудник может открыть его для просмотра и принять одно из решений:

• принять документ;
• отклонить документ.

Перед принятием решения рекомендуется убедиться, что документ соответствует требованиям лагеря и содержит всю необходимую информацию.

После проверки статус документа автоматически изменится и станет виден как сотрудникам лагеря, так и родителю в личном кабинете.

Если документ соответствует требованиям, нажмите «Принять».

После этого документ получает статус «Принят» и считается успешно проверенным.

Если документ является обязательным, система учитывает его как выполненное условие при проверке готовности путёвки. Когда все остальные обязательные условия также будут выполнены, родитель автоматически получит доступ к путёвке.

После принятия документ остаётся доступным для просмотра в карточке продажи.

Если документ содержит ошибки, не соответствует требованиям лагеря или требует замены, его можно отклонить.

Для этого нажмите «Отклонить» и укажите комментарий с причиной возврата. Комментарий является обязательным. Он отображается родителю в личном кабинете и помогает понять, что необходимо исправить перед повторной отправкой документа.

После отклонения документ получает соответствующий статус, а родитель получает возможность загрузить новую версию файла.
Например, в комментарии можно указать:

• какие данные необходимо исправить;
• какой документ был загружен по ошибке;
• какие страницы отсутствуют;
• почему документ не может быть принят.

Чем подробнее будет комментарий, тем быстрее родитель сможет устранить проблему и повторно отправить документ на проверку.

После оформления путёвки все документы, необходимые для заезда, становятся доступны в личном кабинете родителя.

В разделе «Документы» отображается полный перечень документов, которые необходимо предоставить лагерю или подписать перед заездом. Для каждого документа отображается его текущий статус, а также доступные действия. Благодаря этому родителю не нужно уточнять у сотрудников лагеря, какие документы уже приняты, а какие ещё требуют загрузки или проверки.

В личном кабинете родитель может:

• просматривать список необходимых документов;
• загружать документы;
• подписывать документы с помощью ПЭП;
• отслеживать статус проверки;
• просматривать комментарии сотрудников лагеря;
• повторно загружать документы после отклонения;
• скачивать сформированную путёвку после выполнения всех условий.

Если документ необходимо предоставить самостоятельно, рядом с ним будет доступна кнопка «Загрузить».

Чтобы загрузить документ:

1. Нажмите «Загрузить».
2. Выберите файл на устройстве.
3. Подтвердите загрузку.

После этого документ автоматически отправляется сотрудникам лагеря на проверку. Его статус изменится на «На проверке». До завершения проверки дополнительных действий выполнять не требуется.

Если лагерь использует документы, подписываемые с помощью простой электронной подписи (ПЭП), рядом с таким документом будет доступна кнопка «Подписать».

Для подписания:

1. Откройте документ.
2. Ознакомьтесь с его содержанием.
3. Нажмите «Подписать».
4. Подтвердите подписание.

После успешного подписания статус документа обновится автоматически. Повторно загружать подписанный файл или отправлять его сотрудникам лагеря не требуется — информация сразу станет доступна лагерю.

После загрузки или подписания документа родитель может отслеживать ход его проверки.

Для каждого документа отображается текущий статус:

• Не загружен — документ ещё не предоставлен.
• На проверке — документ ожидает проверки сотрудником лагеря.
• Принят — документ успешно проверен.
• Отклонён — документ необходимо исправить или заменить.
• Подписан — документ успешно подписан с помощью ПЭП.

Статусы обновляются автоматически после каждого действия сотрудника лагеря.

Если документ был отклонён, рядом с ним появится комментарий сотрудника лагеря с указанием причины возврата.

Ознакомьтесь с замечанием, подготовьте исправленный документ и загрузите новую версию.

После повторной загрузки документ снова будет отправлен на проверку. Его статус автоматически изменится на «На проверке».

Количество повторных загрузок не ограничено. Если потребуется, документ можно заменить несколько раз до его принятия сотрудником лагеря.

После выполнения всех обязательных условий система автоматически сформирует путёвку и сделает её доступной для скачивания.

Если путёвка ещё недоступна, убедитесь, что:

• все обязательные документы загружены;
• документы, требующие проверки, приняты сотрудниками лагеря;
• документы с ПЭП подписаны;
• по продаже зарегистрирована хотя бы одна оплата.

После выполнения всех требований рядом с путёвкой появится кнопка для её скачивания. Никаких дополнительных действий со стороны сотрудников лагеря не требуется — доступ открывается автоматически.

Новый документооборот в CampBox позволяет полностью перевести работу с документами в единое цифровое пространство. Лагерь самостоятельно настраивает список необходимых документов, шаблоны и правила их проверки, а родители получают удобный личный кабинет для загрузки документов, подписания ПЭП и отслеживания статусов.

Все этапы — от настройки документооборота до получения путёвки — выполняются внутри системы.
Сотрудники лагеря могут быстро проверять документы, оставлять комментарии и контролировать готовность каждой продажи, а родители в любой момент видят, какие действия необходимо выполнить.

Такой подход сокращает время на обработку документов, снижает количество ошибок при оформлении и делает взаимодействие между лагерем и родителями более прозрачным и удобным.